Gestión por Procesos - Agudelo y Escobar - Capítulo 2

Identificación y diseño de procesos

Definición: conjunto de actividades secuenciales o paralelas que ejecuta un productor, sobre un insumo, le agrega valora éste y suministra un producto o servicio para un cliente externo o interno.

Cuando se conocen los requisitos del cliente, se establecen cuales son las actividades que generan valor para él y se determina el estándar del producto que éste quiere.

En un proceso intervienen 3 actores: el cliente, el productor y el proveedor.

IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO: CARACTERÍSTICAS

Objetivo, responsable, alcance, insumos, productos, recursos, duración, capacidad.

CÓMO LOGRAR EL PROPÓSITO DE LOS PROCESOS

El  proceso debe ser:

Eficaz: Alcanzar el objetivo, entregar lo que se espera con la calidad requerida.

Eficiencia: Es el uso adecuado de los recursos que permitirán determinar el costo adecuado del producto final. La adecuada relación entre insumos y actividades determina la eficiencia.

CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS

Los procesos se clasifican dependiendo del impacto, el alcance (se subdivide en 4 niveles: Macroprocesos, procesos, actividades y tareas) o el aporte a la organización.

  

DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS

Es importante porque conserva el conocimiento de la organización y asegura que no se cambio o se pierda. La documentación sirve especialmente para las actividades de entrenamiento.

Manual del sistema: Documento que enuncia la política de la organización, se da una visión global de lo que es el sistema, se indican los responsables del ciclo de mejora continua, caracterizaciones de los procesos.

Caracterización de los procesos: Describe esquemáticamente la secuencia de actividades que se deben seguir por las personas de las áreas involucradas. Incluyen diagramas de flujo y éste remite a formatos, instructivos y registros.

Formatos: documentos dispuestos para el registro de datos e información.

Instructivos: describen de manera específica la elaboración de formatos o desarrollo de actividades o tareas.

Registros: Presentan resultados obtenidos o evidencias de las actividades desarrolladas.

Diagrama de flujo: representaciones gráficas, apoyadas en símbolos claramente identificables y acompañados de un abreve descripción.

Diagrama enriquecido: representaciones gráficas caricaturizadas de actividades desarrolladas e identificadas.

Diagrama de cadena de valor: Es la presentación macro, primer y segundo nivel de desagregación de los procesos en la organización.

Diagrama estándar: Permite observar la secuencia de las actividades, utilizando símbolos estándar que ilustran unas acciones.

Flujograma analítico de procesos: Se utiliza para identificar, de forma secuencial las actividades componentes de un proceso y establecerle a cada una de ellas la identificación del tipo d operación (Operación, transporte, demora, inspección y almacenamiento), igualmente la cantidad de veces que la acción se ejecuta. También se denomina cinco ceros.

Diagrama funcional: Contiene el flujo del proceso, responsables funcionales o áreas responsables de cada actividad.

REGLAS PARA DIAGRAMAR:

Titulo: del macro proceso, siguiente línea escribe el nombre del proceso o la actividad.

Tipo: Diagrama de flujo o funcional

Contenido: Símbolos (actividad, inspección, almacenamiento o transporte (rectángulo, círculo, triangulo o flecha), decisión (rombo-si o no), documento (rectángulo con onda). Siempre se debe dar el sentido al flujo con la flecha, no se deben superponer.

Numeración: Los símbolos deben numerarse en forma consecutiva a excepción del inicio y fin. Luego se secuencia a través de las rutas alternas o ramificaciones con el número de origen (ejemplo: 6a, 6b, 6c, 6.1, 6.2, 6.3)

NUEVAS TENDENCIAS DE DIAGRAMACIÓN

SAP-Systems, aplications and products in data procesing: Software de 4 generación, desarrollado por ARIS. Esta metodología de diagramar es basada en símbolos de eventos y funciones, bajo la administración de una base de datos y permite simulación.

Equipos de levantamiento de procesos: no debe ser superior a ocho personas, ni inferior a cinco, teniendo en cuenta las instancias de decisión.

Grupo gerencial: Es la máxima autoridad que orienta el sistema.

Grupo de apoyo: asesor del grupo gerencial, vigila especialmente que los procesos se cumplan.

Dueño de proceso: es el responsable de la ejecución y verificación del cumplimiento de los objetivos proceso que le han asignado.

Responsable del proceso: Ejerce las funciones delegadas por el dueño de proceso.

Ejecutor: Es toda persona que realiza actividades en los procesos.

ACTIVIDADES PARA DOCUMENTAR PROCESOS

Actividades previas:

-          Seleccionar coordinador de equipo.

-          Nombrar relator quien entrega informe3g (tres generaciones)

Actividades durante:

-          Reunir toda la información del proceso.

-          Definir objetivo del proceso

-          Determinar alcance

-          Identificar clientes del proceso, entradas, proveedores, procesos de la organización con los que interactúa.

-          Elabore diagrama de flujo del proceso

-          Establezca los puntos de medidas y ciclos de retroalimentación.

-          Escriba las instrucciones de ejecución, caracterizaciones y demás documentación.

-          Estime el tiempo de duración.

-          Desarrolle y ponga en práctica planes de mejoramiento.

-          Recoja información estadística sobre eficiencia en la utilización de los recursos en cuanto a tiempo, costo y reproceso.

-          Analice la estadística de cumplimientos para establecer acciones correctivas o de mejoramiento.

-          Asegure la adaptabilidad del proceso (flexibilidad)

Elabore informe de seguimiento del mejoramiento durante 3 generaciones. (antes, durante y después)