Gestión por Procesos - Agudelo y Escobar - Capítulo 3

Transformación de la organización.

La organización horizontal

Teorías propuestas:

Mejoramiento continuo (calidad total) Edward Deming, desarrollada por J. Juran y Philup Crosby. Conocido también como BPI – Business Process Improvemente, Mejoramiento de los procesos de la empresa. Propuesto por H.J. Harrinton.

Hammer y Champy proponen un mejoramiento mas rápido BPR-Business Process Re- engineering. Base para la organización horizontal. José Antonio Pérez propone una reingeniería dinámica.

Las exigencias de hoy requieren un modelo de organización diferente a la funcional, que es administración vertical, la propuesta es una organización horizontal, que permite minimizar los esquemas funcionales y las fronteras con los departamentos, alcanzando la satisfacción del cliente.

Propuesta de Ostroff

·         Organizar en torno de los procesos centrales con funcionalidades interrelacionada, no de tareas o funciones.

·         Instalar titulares o gerentes de los procesos centrales quienes serán los responsables.

·         Hacer de los equipos, no la de la piedra angular del diseño y desempeño de la organización.

·         Disminuir la jerarquía mediante la eliminación del trabajo que no tiene valor agregado, y confiriendo a los integrantes del equipo autoridad para tomar decisiones directamente relacionadas con sus actividades dentro de la cadena de valor.

·         Integrar clientes y proveedores

·         Institucionalizar el método

·         Aplicar las TI y capacitar el personal para resolver problemas.

·         Promover múltiples habilidades.

·         Establecer mediciones de desempeño

·         Cultivar una cultura de apertura, cooperación y colaboración.

Cómo se construye una organización horizontal

Fase 1. Planeación para el cambio

Direccionamiento estratégico: responda esta preguntas: ¿Cuál es la razón de ser y que segmento o mercado pretende cubrir?. Si se conoce bien la organización actual y lo que se quiere, se puede definir hacia dónde va y lo que quiere ofrecer.

Definición del producto como propuesta de valor: La propuesta de valor es el conjunto de beneficios que la empresa ofrece a sus clientes, teniendo en cuenta un precio atractivo, y satisfaciendo las necesidades manifestadas por ellos, debe ser una ventaja competitiva.

Construcción de una cadena de valor: la cadena de valor debe contener al menos los siguientes tipos de procesos, según Porter: Procesos primarios (logística, operación, mercadeo, y ventas y servicio posventa), procesos secundarios (infraestructura, administración del recurso humano, desarrollo tecnológico y abastecimiento).

Fase 2. Ejecución. Rediseño de la organización

Diseñe los procesos: Dedicar tiempo de calidad a la estructuración de los procesos centrales, porque son los que el cliente identifica y le generan satisfacción.

Nombre los dueños de procesos: cada proceso debe tener un doliente, alguien que se responsabilice de alcanzar el objetivo y que debe estar pendiente de cómo avanza.

Conforme los equipos: Un equipo debe generar mayor sinergia que las mismas personas trabajando de manera individual. Se hace imprescindible el trabajo de un equipo interdisciplinario.

Involucre a los clientes y proveedores en el diseño y ejecución de los procesos: el propósito de todo proceso es entregar un resultado, producto a un cliente; el hecho de conocer las expectativas que lo satisfacen requiere de procesos e insumos que igualmente permitan lograr una satisfacción.

Informe el cambio a la organización: Con una buena información las personas suministran la realidad de los procesos y apoyan el cambio.

Fase 3. Implante el cambio

Delegue autoridad en la gente: poder tomar decisiones es fundamental para construir la organización horizontal, es lo que permite alcanzar eficaz y eficientemente el objetivo propuesto en el proceso.

Suministre tecnología de la información para el desempeño de los procesos: Las TI como herramientas de apoyo para tener información en tiempo real, facilita el desempeño en diferentes aspectos como: la supervisión y seguimiento de desempeño.

Exija trabajar en equipo para la ejecución de los procesos: los procesos se benefician sólo si las personas participan y retroalimentan a su vez los demás procesos para que ellos fluyan.

Establezca indicadores de gestión al final del proceso: las mediciones deben estar claramente definidas y alineadas con el propósito de la propuesta de valor.

Implante el mejoramiento continuo: este aprendizaje lento debe hacerse de una manera segura, y la mejor forma es ejemplarizando y reconociendo aquellos logros que los grupos alcanzan

QUE BENEFICIOS TRAE LA ORGANIZACIÓN HORIZONTAL

·         Organización más controlada y segura.

·         Los equipos trabajaran coordinados y alcanzando buenos logros.

·         Las personas se sentirán más satisfechas y bien remuneradas .

·         Las necesidades del cliente serán resueltas en forma oportuna y los resultados económicos mejorarán.